Privacyverklaring Haverkamp & Bergers Project Communicatie

Geldig vanaf 25 mei 2018

Haverkamp & Bergers Project Communicatie (HBPC) is een Vennootschap onder Firma (VOF) die diensten aan opdrachtgevers verleent op het gebied van communicatieadvies en –onderzoek, tekstproductie- en uitvoering, coaching, procesbegeleiding en training.

HBPC verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van klantcontactmanagement in het kader van de uitvoering van onze (potentiele) opdrachten en die noodzakelijk zijn voor de nakoming van onze wettelijke plichten bij de uitvoering van onze diensten, zoals de opgave van BTW aan de Belastingdienst. Als bij de uitvoering van opdrachten samenwerken met onderaannemers waarbij persoonsgegevens van opdrachtgevers moeten worden uitgewisseld, dan sluiten we daar conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkingsovereenkomsten mee. Voor de diensten die HBPC afneemt van leveranciers waarbij persoonsgegevens kunnen worden gewisseld, zoals bijvoorbeeld onze accountant, beschikken wij over de benodigde verwerkingsovereenkomsten van deze leveranciers.

HBPC vindt het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • via deze privacyverklaring duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
  • het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
  • uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
  • wanneer wij uw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor  te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
  • passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
  • uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Contact, ook voor inzage en wijzigen van uw gegevens
Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring vragen heeft of meer informatie wilt, of als u inzage wilt in uw gegevens of die wilt wijzigen, dan kunt u contact met Angelique Bergers of Gerard Haverkamp van HBPC via onderstaande contactgegevens.

Telefonisch        06 – 13 62 66 68 (Angelique Bergers) of 06 – 51 18 69 40 (Gerard Haverkamp

E-mail                   angelique@haverkampenbergers.nl (Angelique Bergers) of

gerard@haverkampenbergers.nl (Gerard Haverkamp) of info@haverkampenbergers.nl

Via het contactformulier op onze website www.haverkampenbergers.nl.

Post                      Haverkamp & Bergers Project Communicatie, Doornenburg 20, 2402 KD Alphen aan den Rijn

Gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruik van onze diensten en website laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke diensten we voor u leveren en afhankelijk van uw gebruik van onze website.

Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt en het gebruik van onze website www.haverkampenbergers.nl, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

  • naam;
  • organisatie/bedrijfsgegevens;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • functie;
  • geslacht;
  • IBAN;
  • informatie die u zelf invult in een open veld, zoals een bericht in het contactformulier op onze website;
  • technische meetgegevens van de apparatuur, zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en uw surfgedrag op onze website;
  • IP-adressen worden automatisch verzonden naar Wordfence, om ze te vergelijken met de IP-adressen in een blacklist, om te bepalen dat het geen hackers zijn.

Doeleinden
Wij verwerken bovenstaande gegevens voor een of meer van de volgende doeleinden:

  • voor klantcontactmanagement in het kader van de uitvoering van onze (potentiele) opdrachten voor (potentiele) opdrachtgevers;
  • om met (potentiele) opdrachtgevers digitaal, per post of telefonisch te kunnen communiceren te kunnen communiceren in het kader van (potentiele) opdrachten;
  • om uw eventuele vragen te beantwoorden via e-mail, per post, telefonisch of via social media;
  • om onze website te verbeteren;
  • om onze wettelijke verplichtingen na te komen, zoals bij BTW-opgaven aan de Belastingdienst.

Verstrekking aan derden
Wij geven de door u verstrekte gegevens door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de levering van de door u gevraagde diensten in het kader van een opdracht. Zo geven we u gegevens door aan de postbezorging om post bij u te kunnen bezorgen. En zo geven we de noodzakelijke gegevens door aan onze accountant om de BTW-aangifte aan de Belastingdienst op te stellen.

Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij dat we verwerkingsovereenkomsten hebben van deze derden, zodat uw gegevens niet voor andere doeleneinden worden gebruikt. Daarin wordt ook overeengekomen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. In dat geval zijn wij wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

Profilering en cookies
Functionele cookies worden gebruikt t.b.v. een goed functionerende website.

Beveiligen en bewaren
HBPC neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens wordt afgeschermd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd.

HBPC beveiligt persoonsgegevens als volgt:

  • alleen beide vennoten van HBPC en de leveranciers van HBPC met verwerkingsovereenkomsten hebben toegang tot de persoonsgegevens;
  • de website, computers en mobiele devices van beide vennoten van HBPC zijn ‘state of the art’ beveiligd, o.a. met een firewall op website én serverniveau, de updates van server en website worden goed bijgehouden qua beveiligingupdates, de website is met HTTPS versleuteld en er is voorzien in het automatisch maken van back-up’s waarbij de logbestanden regelmatig worden gecheckt;
  • in het geval van een mogelijke hack of data-lek, schakelt HBPC direct de IT-specialist in die voor HBPC de ICT-voorzieningen regelt zodat het probleem direct kan worden aangepakt.

Wij bewaren de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang als nodig voor het klantcontactmanagement in het kader van de uitvoering van onze (potentiele) opdrachten en zolang als noodzakelijk zijn voor de nakoming van onze wettelijke plichten bij de uitvoering van onze diensten, zoals de opgave van BTW aan de Belastingdienst. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.

Websites van derden
Deze privacyverklaring van HBPC is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende websites de privacyverklaring van deze websites, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

HBPC heeft o.b.v. de AVG geen functionaris gegevensbescherming

HBPC heeft geen functionaris gegevensbescherming nodig, omdat HBPC geen overheidsinstantie of orgaan is, geen bijzondere of strafrechtelijke gegevens verstrekt en dit geen kernactiviteit is van de organisatie en we niet op grote schaal doen aan stelselmatige observatie van betrokkenen en dit geen kernactiviteit is van de organisatie.

HBPC hoeft o.b.v. de AVG geen Data Protection Impact Assesment (DPIA) uit te voeren
HBPC hoeft geen DPIA uit te voeren omdat we geen gegevensverwerking uitvoeren met een hoog privacyrisisco voor de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

HBPC hoeft o.b.v. de AVG geen register van verwerking van persoonsgegevens bij te houden
Dit hoeft niet omdat HBPC geen personeel in dienst heeft en omdat HBPC geen risicovolle verwerkingen doet zoals het opstellen van klantprofielen, of het verwerken van grote hoeveelheden klantgegevens, of het verwerken van gevoelige gegevens.

Opvragen persoonsgegevens en rechten conform de AVG
Uiteraard kunt u als (potentiele) opdrachtgever uw persoonsgegevens uiteraard opvragen en heeft u conform de AVG de volgende rechten:

  • recht op inzage;
  • recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
  • recht op inzage, wissen en ontvangen van alle geregistreerde gegevens.

HBPC heeft de systemen en de interne procedures zo ingericht dat klanten en relaties hun recht kunnen doen gelden op:

  • recht op inzage;
  • recht op rectificatie en aanvulling;
  • recht op vergetelheid;
  • recht op beperking van de verwerking;
  • recht op bezwaar.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
HBPC kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Uw gegevens gebruik wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden.

Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpt HBPC u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door HBPC. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkingsovereenkomsten
HBPC maakt gebruik van de volgende leveranciers, waarbij zoveel online beschikbaar bij elke leverancier ook de vindplaats naar de privacyverklaring van die leverancier is opgenomen:

Inwerkingtreding privacyverklaring
Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 24 mei 2018.